Auditoria de Gastos Comunes / Expensas

¿Por qué la importancia de hacer una auditoría de gastos comunes?

Los gastos comunes son parte de los aspectos que se consideran cuando se realiza una operación inmobiliaria de compra y venta de inmuebles.

Cuando un determinado inversor o propietario se encuentra en un escenario de gastos comunes elevados puede optar por vender el inmueble con todo lo que implica o solicitar una auditoria de gastos.

Cuando se aborda una auditoria de gastos comunes o expensas es importante analizar cuáles son las preocupaciones de la copropiedad (por ejemplo, el elevado monto de los gastos) previo a abordad un plan de trabajo que se complementará con los procesos de trabajo que sugerirá el equipo de auditor.

 

¿Quiénes puede ser los interesados en que se lleve adelante una auditoria de gastos comunes?

  1. Propietarios
  2. Administrador de la copropiedad.

Es importante saber y conocer quién es mi administración, y si está inscripto como tal. Algunos de los aspectos que se analizan son sus antecedentes, la capacidad de responder frente a contingencias del administrador ajenas a la copropiedad, entre otros.

 

¿Qué es una auditoria de gastos comunes y que resultados entrega a la copropiedad?

El foco en el estudio a realizar dependerá de muchos aspectos, pero entre otros de si sus copropietarios habitan permanentemente en la copropiedad o no, de la cantidad de unidades, de que procedimiento de control y administrativos ya estén definidos entre la administración y la copropiedad, etc.

Es importante analizar el riesgo que puede tener cada copropiedad, en base a estos riesgos se deberán determinar procedimientos de control específicos.

La auditoría puede ser:

  1. Financiera
  2. De gestión: cómo funcionan los sistemas u operaciones en cuanto a su eficiencia y eficacia analizando si existe oportunidades de mejora

 

  1. Financiera

Una auditoria de gastos comunes claramente es distinta a una auditoria sobre una empresa con actividad comercial y todas las copropiedades revisten dificultades y particularidades distintas.

Se estudia distintos aspectos como ser:

 

  1. Confeccionar presupuestos o preventivos de gastos trimestrales y anuales que sean conocidos por los copropietarios, para poder dar transparencia y previsibilidad. Esto les permitirá saber cuánto será lo que deberán abonar por concepto de gastos comunes.

Es importante controlar periódicamente estos presupuestos con los efectivamente ejecutado analizando desvíos, etc.

 

  1. Análisis de ingresos y egresos. Realización de conciliaciones bancarias, identificando por ejemplo cada deposito que este correctamente asignado a la propiedad que corresponde y no a otra.
  • Revisión detallada de cómo se controlan y registran los pagos de gastos comunes y como se maneja su cobranza y cobro de intereses.
  • Aumenta el riesgo cuando hay cobranzas en efectivo y el copropietario no recibe estados de cuenta.
  • ¿Como se gestiona la cobranza de morosos y aplicación de recargos?
  • ¿El administrador de la copropiedad también administra unidades en el complejo?
  • Muchas veces son vecinos con los que se convive a diario al cual hay que cobrarle recargos. ¿Qué mecanismo están previstos?

 

  1. Análisis del Fondo de Reserva.

Análisis de si el porcentaje que se destina a tal concepto concuerda con lo establecido en el reglamente de interno de la copropiedad o normativa legal vigente.

 

  1. Se revisa el egreso de gastos comunes y respaldo de que los gastos estén debidamente documentados

¿Se estableció previamente un procedimiento para la comprade bienes y contratación de servicios? Siempre es convenientes definir procedimientos mediante los cuales se deben realizar órdenes de compra y pedidos de cotización a varios proveedores para comprar entre distintas ofertas.

Los pedidos de cotización a varios proveedores se realizan para determinados tipos de erogaciones, en algunos casos la contratación la resolverá la administración en otros casos el consejo o la copropiedad.

Respecto a los pagos también es conveniente contar con un procedimiento para la realización de estos. A partir de determinado monto deben existir doble firmas, con la firma de algún integrante de la copropiedad.

Es importante tener en cuenta:

  • ¿Como es el procedimiento de asignación de los gastos recurrente a cada unidad?
  • ¿Como es el procedimiento de asignación de nuevos gastos a cada unidad?

 

  1. Fondos ociosos, políticas para mitigar “jineteo” de fondos, exposición a la variación del TC, etc.
  2. Vigencia de poderes
  3. Cumplir con reglamento de copropiedad
  4. Analizar si existen prácticas que generen riesgo patrimonial sobre la copropiedad
    • Pólizas de seguros
      • Analizar la correcta contratación de pólizas de seguros en base al riesgo de la copropiedad. La administración muchas veces es responsable en caso de negligencia en caso de haber contratado equivocadamente la póliza de seguros.
    • Ley de tercerizaciones (limpieza, jardinería, portería/seguridad)
      • La copropiedad será responsable solidariamente por ejemplo en caso de haberes impagos. En caso de realizar los controles la responsabilidad será subsidiaria.
    • Análisis de contratos de trabajo de cada trabajador, verificando que estén de acuerdo con las normas laborales los siguientes puntos:
      • Análisis de planilla de trabajo
      • Recibos de sueldos
      • Pagos BPS, póliza BSE

 

  1. Control del cumplimiento laboral de personal propio. (Marcación de horarios, etc.)
  2. Planes de mantenimiento, por ejemplo, de caldera, ascensores, según lo requerido por la normativa.

 

¿Qué entregables dedearía solicitar la copropiedad?

  1. Dictamen
  2. Carta de Recomendaciones:

Entrega de recomendaciones a la administración y al comité de administración o copropiedad, no solamente detectando errores sino también proponiendo recomendaciones

Análisis de compras y contratos, con el fin entregar información a la copropiedad para análisis el uso eficiente de recursos, comparando los precios medios de mercado de los productos y servicios contratados, tratando de detectar sobre precios, etc.

En este tipo de servicios el diferencial es acta de manera preventiva y no solo reactiva.

 

Problemas detectados comúnmente:

  • Falta de claridad en el registro de ingresos y egresos
  • Rendición de gastos difícil de entender
  • Documentos faltantes
  • Sobreprecios
  • Poca claridad en el manejo de morosidad e intereses

 

Contacte con nosotros

Reconocen nuestra labor en auditorías:

 

Auditorías

Desde Vuille Lafourcade nos encargamos de brindar servicio de auditorías, ya sean contables o de expensas/gastos comunes.

Residencias

Nuestro estudio brinda asesoramiento en materia de residencia fiscal o migratoria a gestionar en Uruguay. Adicionalmente al asesoramiento en dicha materia, nos encargamos de las gestiones necesarias para la obtención de las mismas. 

 Residencias Fiscales
 Residencias Legales o migratorias

Asesoramiento tributario internacional

Desde Vuille Lafourcade brindamos asesoramiento a empresas con operaciones en distintos países, así como a aquellas que buscan comenzar a internacionalizar sus operaciones.

Los servicios prestados en esta área incluyen:

 Convenios para evitar la doble imposición (CDI´s)

Estos convenios son una herramienta clave para aquellas empresas que internacionalizan sus operaciones. A través de su aplicación es posible reducir la carga tributaria que puede generarse cuando dos o más países gravan una misma operación. Desde Vuille Lafourcade nos encargamos de asesorar a aquellas empresas que poseen operaciones internacionales y desean optimizar la tributación a través de la ampliación de CDI´s.

 

 Devolución de impuestos pagados en el exterior

En ocasiones donde no existen convenios para evitar la doble imposición entre países, existen herramientas internas que buscan evitar la doble imposición, independientemente de la existencia de CDI´s. Desde Vuille Lafourcade brindamos asesoramiento para identificar cuando es posible obtener una devolución por impuestos pagados en el exterior a través de mecanismos internos.

 

 Precios de transferencia

Aquellas empresas que realizan operaciones internacionales con partes relacionadas están obligadas a analizar a los precios a los que estuvieron sujetas esas operaciones. Desde Vuille Lafourcade identificamos cuando las operaciones  están sujetas análisis y brindamos asesoramiento en el armado del estudio de precios de transferencia.

 

 Residencias fiscales – Certificado de Residencia Fiscal y Tax Holyday

Brindamos asesoramiento a personas físicas y jurídicas que desean obtener residencia fiscal en Uruguay, junto al asesoramiento en la obtención de certificados de residencia fiscal para presentar en terceros países. y aplicación de Tax Holidays para nuevos residentes.

 

 Planificación tributaria internacional

El estudio cuenta con un servicio específico con el fin de optimizar los costos tributarios regionales de las empresas. En este ámbito trabaja en:

  • Definir de objetivos tributarios con foco en la planificación tributaria con el fin de optimizar la carga tributaria.
  • Seguimiento en cada jurisdicción de cumplimiento de los objetivos planteados,  con interacción y apoyo de los asesores locales.
  • Interacción con el equipo de precios de transferencia.
  • Emisión de reportes contables al holding compilando la información de cada país.

Asesoramiento tributario local

La experiencia y el conocimiento profundo tanto de las normas y los reguladores locales, como de las industrias en las que trabajamos, nos permiten asegurar un asesoramiento de calidad para todos nuestros clientes. 

Confección de Declaraciones Juradas Fiscales
Revisión de Declaraciones Juradas Fiscales
Estimaciones de impuestos a pagar
 Asistencia de Inspecciones Fiscales
 Gestión de Créditos Fiscales sin identificar
Análisis de Riesgos Fiscales

 Análisis de Oportunidades de Optimización Fiscal

 Auditorias Fiscales 

 

Clientes

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Planes de negocio

Somos parte activa en la creación de nuevas oportunidades de negocio para el desarrollo del país. Trabajamos como aliados estratégicos con los interlocutores clave en la promoción de proyectos de gran complejidad y diseñamos planes de inversión en los que cubrimos dimensiones fiscales y contables del proyecto, así como los análisis de riesgos, viabilidad y rentabilidad.

Proyectos de inversión

Trabajamos activamente para la radicación en Uruguay de empresas extranjeras. A su vez, acompañamos en el crecimiento a las empresas locales asesorando en el acceso a fuentes de financiamiento en bancos de plaza, en la presentación de proyectos de inversión frente a la COMAP y analizando de qué manera pueden beneficiarse de los regímenes promocionales fiscales vigentes en nuestro país.
Algunos de nuestros servicios para empresas extranjeras y locales son:

Proyectos de inversión frente a la COMAP:

Desde nuestro estudio asesoramos a distintas empresas en el armado, presentación, control y seguimiento de la presentación de proyectos de inversión frente a la COMAP.

 

Proyectos de inversión financieros:

Desde un nuestro estudio asesoramos a distintas empresas en la confección de proyectos de inversión a ser presentados a entidades financiera de plaza y a distintos inversores privados. Nuestra vasta experiencia nos permite conocer las exigencias formales de las distintas entidades de plaza así como de que manera la información es analizada.

Asesoramiento laboral

A nivel laboral y previsional, ofrecemos un servicio legal para vincular aspectos contables y tributarios con los requerimientos legales.

Asistencia frente a inspecciones de los organismos de control laboral y seguridad social.
Cálculo del pago de contribuciones a la seguridad social.
Confección de documentos laborales e inscripción ante los organismos estatales correspondientes.
Cumplimiento de los aspectos formales relativos al ingreso del personal subordinado de la empresa.
Preparación de liquidaciones de remuneraciones recurrentes y específicas, liquidaciones especiales y sueldos confidenciales.
Solicitud de convenios por adeudos tributarios laborales.

Servicios notariales

Nuestro estudio se adapta a las necesidades de sus clientes poniendo a disposición abogados y escribanos idóneos con una mirada interdisciplinaria y centrada en el problema, más que en los tecnicismos de la disciplina:

Constitución de sociedades de responsabilidad limitada, reforma de sociedades (S.R.L., S.A.), transformación y fusión.
Auditorías notariales, relevamiento de documentación social a los efectos de corroborar que la sociedad se encuentre cumpliendo con todas las disposiciones legales vigentes, en lo que se refiere a cambios de directorios y sus correspondientes comunicaciones al Registro de Comercio, BPS y DGI,
comunicación de accionistas al Banco Central del Uruguay, entre otros.
Certificaciones y poderes en general para su presentación en oficinas públicas y privadas.
Cesiones de créditos, prendas e hipotecas, entre particulares y con entidades bancarias.
Escrituras relacionadas a bienes patrimoniales: compraventa de vehículos, enajenación de inmuebles y sucesiones.

Cuentas bancarias

En base a la operativa que realiza la empresa, seleccionamos el banco que más se adapte a las necesidades de la empresa.

Apertura de Cuentas Bancarias Locales
Apertura de Cuentas Bancarias en el Exterior

Servicio tributario

Brindamos una cobertura amplia que permite al cliente enfocarse en sus negocios con la tranquilidad de que los aspectos fiscales están en buenas manos
Los servicios tributarios de Vuille Lafourcade se componen de aquellos servicios que se prestan de manera permanente, como aquellos servicios puntuales que brinda el equipo de consultoría fiscal del estudio.
Servicios tributarios permanentes:

Confección de Declaraciones Juradas Fiscales
Revisión de Declaraciones Juradas Fiscales
Estimaciones de impuestos a pagar

Servicio contable

La registración contable y los estados contables en Vuille Lafourcade se realizan mediante la confección de un plan de cuentas entre el cliente y el estudio, con el objetivo de que la información resultado de la Registración Contable constituya fuente de información para la empresa y que no solamente sea un medio para cumplir con requisitos formales.
Nuestros servicios contables recurrentes son:

Registración contable.
Confección de estados financieros anexos y notas.
Supervisión de la registración contable realizada por la empresa.
Asistencia y supervisión de los estados financieros confeccionados por la empresa.
Informes de Gestión: nos encargamos de la emisión de informes mensuales a las distintas gerencias para contar con información actualizada y fidedigna sobre las actividades de la empresa.
Confección de Presupuestos y análisis de desvíos.