Auditoria de Gastos Comunes / Expensas

¿Por qué la importancia de hacer una auditoría de gastos comunes?

Los gastos comunes son parte de los aspectos que se consideran cuando se realiza una operación inmobiliaria de compra y venta de inmuebles.

Cuando un determinado inversor o propietario se encuentra en un escenario de gastos comunes elevados puede optar por vender el inmueble con todo lo que implica o solicitar una auditoria de gastos.

Cuando se aborda una auditoria de gastos comunes o expensas es importante analizar cuáles son las preocupaciones de la copropiedad (por ejemplo, el elevado monto de los gastos) previo a abordad un plan de trabajo que se complementará con los procesos de trabajo que sugerirá el equipo de auditor.

¿Quiénes puede ser los interesados en que se lleve adelante una auditoria de gastos comunes?

Propietarios
Administrador de la copropiedad.

Es importante saber y conocer quién es mi administración, y si está inscripto como tal. Algunos de los aspectos que se analizan son sus antecedentes, la capacidad de responder frente a contingencias del administrador ajenas a la copropiedad, entre otros.

¿Qué es una auditoria de gastos comunes y que resultados entrega a la copropiedad?

El foco en el estudio a realizar dependerá de muchos aspectos, pero entre otros de si sus copropietarios habitan permanentemente en la copropiedad o no, de la cantidad de unidades, de que procedimiento de control y administrativos ya estén definidos entre la administración y la copropiedad, etc.

Es importante analizar el riesgo que puede tener cada copropiedad, en base a estos riesgos se deberán determinar procedimientos de control específicos.

La auditoría puede ser:

Financiera
De gestión: cómo funcionan los sistemas u operaciones en cuanto a su eficiencia y eficacia analizando si existe oportunidades de mejora

Financiera

Una auditoria de gastos comunes claramente es distinta a una auditoria sobre una empresa con actividad comercial y todas las copropiedades revisten dificultades y particularidades distintas.

Se estudia distintos aspectos como ser:

Confeccionar presupuestos o preventivos de gastos trimestrales y anuales que sean conocidos por los copropietarios, para poder dar transparencia y previsibilidad. Esto les permitirá saber cuánto será lo que deberán abonar por concepto de gastos comunes.

Es importante controlar periódicamente estos presupuestos con los efectivamente ejecutado analizando desvíos, etc.

Análisis de ingresos y egresos. Realización de conciliaciones bancarias, identificando por ejemplo cada deposito que este correctamente asignado a la propiedad que corresponde y no a otra.

Revisión detallada de cómo se controlan y registran los pagos de gastos comunes y como se maneja su cobranza y cobro de intereses.
Aumenta el riesgo cuando hay cobranzas en efectivo y el copropietario no recibe estados de cuenta.
¿Como se gestiona la cobranza de morosos y aplicación de recargos?
¿El administrador de la copropiedad también administra unidades en el complejo?
Muchas veces son vecinos con los que se convive a diario al cual hay que cobrarle recargos. ¿Qué mecanismo están previstos?

Análisis del Fondo de Reserva.

Análisis de si el porcentaje que se destina a tal concepto concuerda con lo establecido en el reglamente de interno de la copropiedad o normativa legal vigente.

Se revisa el egreso de gastos comunes y respaldo de que los gastos estén debidamente documentados

¿Se estableció previamente un procedimiento para la comprade bienes y contratación de servicios? Siempre es convenientes definir procedimientos mediante los cuales se deben realizar órdenes de compra y pedidos de cotización a varios proveedores para comprar entre distintas ofertas.

Los pedidos de cotización a varios proveedores se realizan para determinados tipos de erogaciones, en algunos casos la contratación la resolverá la administración en otros casos el consejo o la copropiedad.

Respecto a los pagos también es conveniente contar con un procedimiento para la realización de estos. A partir de determinado monto deben existir doble firmas, con la firma de algún integrante de la copropiedad.

Es importante tener en cuenta:

¿Como es el procedimiento de asignación de los gastos recurrente a cada unidad?
¿Como es el procedimiento de asignación de nuevos gastos a cada unidad?

Fondos ociosos, políticas para mitigar “jineteo” de fondos, exposición a la variación del TC, etc.
Vigencia de poderes
Cumplir con reglamento de copropiedad
Analizar si existen prácticas que generen riesgo patrimonial sobre la copropiedad
- Pólizas de seguros

- - Analizar la correcta contratación de pólizas de seguros en base al riesgo de la copropiedad. La administración muchas veces es responsable en caso de negligencia en caso de haber contratado equivocadamente la póliza de seguros.
- Ley de tercerizaciones (limpieza, jardinería, portería/seguridad)
  - La copropiedad será responsable solidariamente por ejemplo en caso de haberes impagos. En caso de realizar los controles la responsabilidad será subsidiaria.
- Análisis de contratos de trabajo de cada trabajador, verificando que estén de acuerdo con las normas laborales los siguientes puntos:
  - Análisis de planilla de trabajo
  - Recibos de sueldos
  - Pagos BPS, póliza BSE

Control del cumplimiento laboral de personal propio. (Marcación de horarios, etc.)
Planes de mantenimiento, por ejemplo, de caldera, ascensores, según lo requerido por la normativa.

¿Qué entregables dedearía solicitar la copropiedad?

Dictamen
Carta de Recomendaciones:

Entrega de recomendaciones a la administración y al comité de administración o copropiedad, no solamente detectando errores sino también proponiendo recomendaciones

Análisis de compras y contratos, con el fin entregar información a la copropiedad para análisis el uso eficiente de recursos, comparando los precios medios de mercado de los productos y servicios contratados, tratando de detectar sobre precios, etc.

En este tipo de servicios el diferencial es acta de manera preventiva y no solo reactiva.

Problemas detectados comúnmente: